El gerente del proyecto al liderar y orientar el proceso de planeación debe establecer las reglas de juego con respecto a la forma como nace y fluye la información durante la ejecución. Es axiomático, que uno de los mejores antídotos con respecto al riesgo es precisamente disponer de información confiable y oportuna, tanto interna como externa, además, de herramientas de comunicación confiables y expeditas. Si bien la carencia de información resulta una amenaza para la ejecución, el exceso de la misma conspira contra su resultado. Surge como corolario necesario que la información tiene un costo imputable al mismo proyecto, lo mismo que la desinformación, por esta razón el gerente del proyecto debe encontrar un equilibrio entre la información requerida y la información útil, que le permita tomar decisiones asertivas y equilibradas.

    Uno de los insumos fundamentales para el éxito en la toma de decisiones en cualquier actividad humana, ya sea desde el punto de vista doméstico hasta las decisiones de Estado, están condicionadas y dependen en buena parte de la calidad de la información y la eficiencia en los canales de comunicación. Es oportuno, a propósito, transcribir aquí el comentario del Instituto Argentino de Administración de Proyectos “Esto es lo que creemos: creemos que Administración de Proyectos es Comunicación. Los proyectos no fracasan por falta de gráficos, estadísticas, reportes, fracasan por falta de comunicación… Es por eso que la información debe estar centralizada y a la vez distribuida, es por eso que las personas hacen que los proyectos fracasen o tengan éxito”

   Dado que el director del proyecto y su equipo gastan buena parte de su tiempo comunicándose con los involucrados –stakeholders– internos y externos, es preciso organizar y poner en marcha una serie de procedimientos de incubación, recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información, que les permita tomar decisiones responsables e informadas. El diseño de un sistema de información y comunicación apropiado y confiable es una de las apuestas que debe enfrentar el gerente del proyecto, pues debe estar seguro de contar con la información necesaria en el momento oportuno. Es preciso anotar que no toda la información debe llegar a todos, el gerente del proyecto definirá discrecionalmente la información que hará llegar a cada involucrado, el nivel de detalle y también el medio, además de la periodicidad. El gerente y su equipo debe vigilar la confiabilidad del origen y la pertinencia del destinatario de todas las comunicaciones emitidas, con el fin de evitar chismes, consejas o ruidos que desvirtúan el verdadero sentido de la información. No todos deben producir información, ni todos deberán recibirla.

  La información debe ser correcta, debe ser adecuada y sobre todo debe utilizarse en forma apropiada. El grado de exactitud debe ser calibrado discrecionalmente y el proceso de planeación de la información debe ser proporcional al tamaño e importancia del proyecto.                 

  Sin duda la comunicación es un don natural que las personas activan espontáneamente, no obstante, en el ámbito de la ejecución de un proyecto es vital, pues puede conducir a decisiones inconvenientes. Por lo tanto, se supone un aprendizaje continuo por parte de los involucrados en el manejo riguroso de herramientas y protocolos de trasmisión en el tratamiento de la información: escuchar de manera activa y eficaz; cuestionar y discutir ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión; indagar los hechos para confirmar veracidad en la información; persuadir con argumentos bien informados para alcanzar acuerdos aceptables con proveedores, comunidades, autoridades y otros agentes; organizar y realizar reuniones, conferencias y eventos de divulgación. Por otro lado, la tecnología de las comunicaciones pone al servicio del proyecto otras herramientas ubicuas que como, las páginas web, el correo electrónico, las redes sociales, las teleconferencias, videoconferencias, las salas de chat, entre otras, permiten difundir y diseminar información en forma selectiva e inmediata. Los gráficos, tablas y esquemas se usan para recopilar grandes volúmenes de información.

  El gerente del proyecto exigirá honestidad en la producción y difusión de la información y no tolerará acciones deliberadas de adulteración o encubrimientos de datos. La información utilizada debe provenir de agentes vinculados que estén en el mejor lugar para conocerla y proporcionarla, no debe ser filtrada, distorsionada o manipulada en forma tal que aparezca más favorable de lo que es, los textos, las cifras, los cuadros y los gráficos deben estar basados en hechos. Ya sea por fallas en los equipos o por deficiencias en su captura, digitación o interpretación, los resultados originados en procesos computarizados o manuales deben someterse al escrutinio y análisis de expertos, cualquier cifra sospechosa debe cotejarse y ponderarse rigurosamente.

  La alta gerencia de la organización y los propietarios deben informarse a través del gerente del proyecto en forma verás y concisa. La ocupación de su tiempo derivado de sus responsabilidades no les permite darse el lujo de leer y enterarse en detalle de los diferentes proyectos de la organización, por lo tanto, el gerente del proyecto les deberá producir informes ejecutivos suficientemente comprensivos que le permita tener una percepción clara e inequívoca sobre el avance del proyecto. El informe del gerente es el resumen de informes elaborados en instancias inferiores, pero es él quien asume la responsabilidad de todo lo que se exprese allí. Este debe saber que la percepción y actitud de la administración superior hacia el proyecto es diferente a la suya, mientras que él sigue el proyecto hora por hora, la alta gerencia tiene una visión menos detallada y más distante. El gerente del proyecto oficia como ojos y oídos del gerente superior, junto al interventor. El propietario estará seguro de que el gerente del proyecto está pendiente y vigilante y es lo suficientemente idóneo para garantizar el éxito del proyecto a su cargo.

   Los informes de desempeño representan la mejor oportunidad de comunicación entre el gerente del proyecto y su equipo con una amplia gama de involucrados. Se destinan a personas con diversos intereses en el proyecto y por lo tanto es aconsejable que sean diferenciados en cuanto a precisión y volumen de información, según el destinatario. Los informes habitualmente se escriben con el fin de dejar testimonio útil, no obstante, pueden ser acompañados de presentaciones presenciales o virtuales con toda la gama de posibilidades que ofrece la tecnología multimedia actual, las formas gráficas y visuales son de mucha utilidad. Quizá la información que mayor interés suscita y la más útil para la toma de decisiones tiene relación con el estado del proyecto, a partir de la captura, recopilación, organización, análisis y distribución, sobre el desempeño e hipótesis sobre posibles proyecciones. La herramienta “valor ganado” produce un cúmulo de datos que dan origen a informes escritos de gerencia, además de la oportunidad de presentaciones oficiales sobre el estado del proyecto ante los interlocutores válidos. La compilación de los informes elaborados en fechas intermedias será el insumo para el informe final que corresponderá a la historia exacta desde el comienzo hasta el cierre. Son de gran importancia para la planificación de proyectos futuros y para la evaluación expost del actual.

   Los proyectos de alguna magnitud impulsados por agencias gubernamentales o privadas suelen contratar los servicios de expertos comunicadores sociales, para encargarse de esta delicada labor.