Resumen:
El gerente se erige como centro de un sistema llamado “ejecución del proyecto” y como tal tiene que liderar e impulsar diálogos permanentes con toda una serie de actores internos y externos, que se manifiestan a favor o en contra de la forma como se desarrolla el proyecto. El gerente determinará los medios y los canales para divulgar la información que deban conocer estos grupos de interés y organizar eventos que le permita exponer las bondades, así como las limitaciones o dificultades que eventualmente tenga que afrontar el proyecto.
Presentación:
El gerente del proyecto está relacionado con “grupos de interés” o involucrados que tienen diferente actitud con respecto al éxito del mismo. En efecto, algunos grupos como las organizaciones ecologistas se manifiestan en contra de ciertos proyectos que amenazan, ya sea en la fase de ejecución o durante la operación, el equilibrio de las variables ambientales. Otros grupos, como las comunidades indígenas, por ejemplo, que perciben peligro en la conservación de su cultura ancestral expresan su desacuerdo en forma pacífica o beligerante. Por otro lado, algunos actores de interés no solamente se declaran a favor del proyecto, sino que están seriamente comprometidos en su realización.
Es importante, entonces, explicitar la relación que liga a los diferentes involucrados, con el proyecto y su gerente. Cabe anotar, que las interlocuciones se hacen con personas, pero también con otros entes que representan diferentes colectivos como culturas, etnias, ideologías, cultos, sectas, instituciones, regiones, sectores, gremios económicos, sindicatos, etc. El gerente no solamente debe estar atento a las señales y sucesos del entorno y a los posibles desarrollos futuros, sino que debe elaborar mecanismos y estrategias de comunicación e información que le permita percibir sus expectativas e inquietudes con respecto al proyecto y tener la capacidad de informar sobre los alcances, ventajas o limitaciones del mismo, y recabar una actitud positiva. Las autoridades deben tener la suficiente información que les permita expedir las autorizaciones y licencias correspondientes. Las comunidades, lo mismo que las organizaciones cívicas y populares, además, los usuarios deberán contar con información clara y suficiente. No es aconsejable dejar que los rumores o ruidos sean el vehículo de información utilizado.
Agentes de interés:
Existe también un entorno próximo al gerente del proyecto representado en primer lugar, por el Director o gerente de la entidad pública impulsadora o propietaria del proyecto, o por el gerente de la empresa matriz, que solicitan resultados acordes al contrato y controlan que las acciones pactadas en el plan maestro se desarrollen en la forma prevista. El gerente debe propiciar acercamientos con los jefes de las unidades funcionales que le proveen de recursos y servicios, y hacerlos partícipes de la responsabilidad en el éxito del proyecto. El supuesto detrás de todo este andamiaje es que la colaboración no está en duda ni condicionada, dado que el proyecto es un desarrollo deseado para consolidar la misión.
Por otro lado, insistimos, en que la empresa matriz tiene arraigada una cultura organizacional con la cual es preciso conciliar los procedimientos dinámicos del proyecto. El gerente del proyecto debe ser un intermediario entre estas dos tendencias. A los contratistas, asesores, consultores y proveedores externos es preciso ilustrarlos sobre los hábitos y procedimientos que se tomarán de la empresa matriz y aquellos que serán utilizados específicamente para la ejecución del proyecto.
AGENTES DE INTERÉS EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO:
- Agencias estatales
- Propietario
- Inversionistas
- Proveedores
- Usuarios
- Aseguradores
- Prestamistas
- Comunidades
- Contratistas
- Consultores
- Gerencia del proyecto
Los prestamistas, entidades bancarias, inversionistas y las agencias de seguros, por obvias razones, tienen especial interés en el éxito del proyecto y esperan recibir información veraz, permanente y oportuna sobre el desarrollo del mismo. En la gráfica adjunta se puede observar los diferentes grupos involucrados con los que el gerente del proyecto debe establecer fluida y permanente interlocución, reiteramos, de dos vías, el gerente debe informar sobre las pretensiones, alcance, limitaciones y ventajas, y a su vez, escuchar y observar la percepción y anotaciones que sobre el proyecto tienen esos agentes. El gerente del proyecto no debe esperar que los reclamos de los actores interesados, internos o externos, lo sorprendan y de pronto, emprender acciones tardías que determinan mayores costos y retrasos, además de riesgos innecesarios.
