Abstract: Un sistema es un agregado de personas, procesos, información, recursos, restricciones, supuestos, etc., agrupados y coordinados hacia el logro de un objetivo, por esa razón la acción gerencial se denomina “integrada u holística” en el sentido que reclama una óptica panorámica y general, en la cual cada actividad se constituye en parte esencial y plena de un proceso contribuyendo al logro de su objetivo.
Estructura del sistema de gerencia de proyectos
Fuente. Elaboración propia
Todos los proyectos pertenecen al “sistema de planeación” y a subsistemas sectoriales, territoriales o empresariales de menor espectro. La estructura del proyecto se divide en componentes, y la administración de esos componentes se debe orientar en una perspectiva holística, vale decir, de conjunto e integración. Su concepción como un sistema ha demostrado de qué manera cada proyecto debe trabajar como un organismo regulado, por lo tanto, es necesario definir con claridad y sin equívocos su objetivo. Se debe reconocer que los proyectos son estructuras en constante cambio y que operan en escenarios inestables, transitorios, mutables o caprichosos (complejos), lo que supone la necesidad de identificar y esclarecer los subsistemas principales y sus interrelaciones, como punto de partida de la planeación de la ejecución, y replicar hacia ellos los correctivos en caso de desviaciones. En este contexto se suelen cohesionar mejor las necesidades dinámicas de la planeación y el control del proyecto, a la percepción, identificación y análisis de riesgos, al desarrollo progresivo de la información, al manejo de las interrelaciones y la forma como se aplica específicamente en la gerencia de un proyecto, esto hace referencia a:
- Los subsistemas que funcionarán dentro del proyecto (procesos o principios).
- Las principales interrelaciones de los subsistemas que requieren atención administrativa especial (áreas de conocimiento o dominios).
- La forma como estas interrelaciones se pueden manejar en forma
Esta visión sistémica e integradora de la dirección de proyectos permite el inicio, la planeación, la ejecución, el monitoreo y el cierre y se impone con el fin de evitar costosas desviaciones en los recursos invertidos o demoras significativas en los tiempos, que afectan los costos por vía de inflación o de lucro cesante y el costo de oportunidad al no iniciar a tiempo las operaciones comerciales o de prestación de servicios.
Tal como lo hemos expresado en diferentes publicaciones los proyectos por su origen, naturaleza y propósito (resolver problemas, atender necesidades, superar limitaciones o carencias, o aprovechar oportunidades), forman parte sustancial de la estrategia de desarrollo a cualquier nivel (nacional, regional, sectorial, local, empresarial o personal) y se constituyen en la herramienta más expedita y confiable de decisión en la asignación de los recursos. El recorrido del ciclo (preinversión, ejecución, operación y evaluación expost), se presenta como la mejor forma de ilustrar un sistema, y toma especial importancia cuando se trata de la administración de la ejecución de un proyecto, por lo tanto, el sistema llamado gerencia integrada del proyecto contiene los siguientes elementos que funcionan como parte del mismo, aunque tienen sus particulares alcances y connotaciones:
- Componente técnico: Todo proyecto, independiente de su naturaleza, importancia u objetivo supone la utilización de alguna forma de tecnología, que corresponde esencialmente a los interrogantes: ¿cómo se hace?, o sea, el proceso técnico; ¿con qué se hace?, los requisitos técnicos; y ¿cuál es el resultado?, rendimiento técnico. Estos elementos determinan relaciones internas y externas pertinentes al Internamente se trata de garantizar el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles para lograr el objetivo a través de la utilización de una tecnología disponible y apropiada y, en su relación externa permite confrontar su conveniencia para la economía, la sociedad o el medio ambiente como un todo, teniendo en cuenta los recursos que emplea y los efectos próximos o remotos, positivos o negativos, directos o indirectos que genera. Son muchas las tecnologías que suelen estar disponibles para determinada clase de proyecto dependiendo de su complejidad y naturaleza, por lo tanto, la selección de la misma debe armonizar con otros factores como la dimensión del mercado, la capacidad financiera y otros aspectos de tipo institucional. Los requisitos técnicos hacen referencia a la disponibilidad, movilidad y empleo de insumos humanos, físicos, financieros y logísticos necesarios para la ejecución del proyecto. El rendimiento compromete la relación técnica entre los insumos y los productos, lo que permite para cada caso diseñar indicadores que califiquen la capacidad, eficacia y eficiencia del proceso en comparación con otros homólogos, lo que permite escoger la tecnología más adecuada al objetivo perseguido.
- Componente económico: Todo proyecto exige la movilización de factores de producción, de los cuales insistimos existen cantidades limitadas, a cuyo empleo concurren otras alternativas de utilización, por lo tanto, su estudio es objeto de la economía, que en alguna forma debe velar por su mejor utilización y aprovechamiento, en términos de eficiencia y equidad. El estudio económico del proyecto tiene dos dimensiones claramente identificables: la dimensión microeconómica, que se relaciona con la entidad pública o la empresa privada o la persona natural que lo ejecutará directamente o a través de otros y, desde luego, sobre la rentabilidad que aportará a sus propietarios; la dimensión macroeconómica hace referencia a la relación del proyecto como unidad de producción o de prestación de servicios como parte activa del sistema económico global (de ahí la necesidad de evaluar adicionalmente la decisión desde las órbitas financiera, social y ambiental), que consume recursos y, por lo tanto, deberá estar sujeta al control de la política económica y social en torno al mejor aprovechamiento de los mismos.
- Componente financiero: Corresponde a los recursos necesarios para atender las erogaciones originadas en las inversiones (fijas, diferidas y capital de trabajo) y otros costos directos e indirectos de ejecución. Un punto bien relevante es la necesaria coordinación entre las actividades programadas durante la ejecución y la llegada oportuna de los recursos de las diferentes fuentes, acordada durante el proceso de negociación con los diversos agentes involucrados. Muchos proyectos se paralizan por déficit de liquidez derivado principalmente del incumplimiento de los compromisos por parte de los agentes financieros o debido a omisión de requisitos exigidos por estos, lo que obliga en muchos casos acudir a costosos créditos de corto plazo de bancos o proveedores, lo que determina ineficacias, demoras y la asunción de costos no presupuestados. Tal como lo anotamos, los recursos que se aplican al proyecto pueden canalizarse hacia otros usos, lo que establece una relación directa entre las consideraciones económicas y las financieras. Las alternativas técnicas identificadas determinan condicionamientos a los recursos financieros, las fuentes de los mismos (propios y de crédito) y el rendimiento esperado en su utilización.
- Componente organizativo: Todo proyecto precisa del diseño de un andamiaje de gobernanza, tanto para la preinversión, como para el período de ejecución, y desde luego, para la operación, que garantice el logro de los objetivos
- Componente institucional: Corresponde al entorno externo que rodeará al proyecto, y que por su misma naturaleza no es condicionable o manipulable internamente, y hace referencia a la legislación vigente, los planteamientos de política económica y social, y a las entidades oficiales y privadas que participan en el diseño, ejecución, control, regulación o fomento de dichas políticas y
Sin duda uno de los grandes aportes en busca de aciertos en la ejecución de proyectos es la forma moderna como se concibe éste como parte estratégica del sistema de “planeación”, quizá por esa razón la consideración del proyecto como “unidad operativa del desarrollo” cada día toma más vigencia.
Juan José Miranda M.
